Comment transformer une demande en commande ?

1. Gestion des demandes

2. Gestion des dossiers

• Demande via formulaire VEL : L'écran "Conversation" affiche les informations complètes ou partielles fournies par le client (ex : date de naissance, type de produit, pratique, message du client).

• Demande via formulaire Contact :  Seule la demande du client apparaît dans l'écran "Conversation" (par exemple, des questions sur les tarifs ou des informations spécifiques).

• Demande via formulaire sur mesure : Un "Message Système : Dossier créé depuis la vente" est visible dans l’écran "Conversation", avec le dossier (demande sur mesure) détaillé dans l'onglet “Devis“.

• Pour traiter une demande/un dossier, sélectionnez-en un/e dans la liste ou cliquez sur le bouton "Accéder au dossier" si vous avez reçu une notification. Vous serez ensuite redirigé vers la page dédiée à cette demande/dossier, qui propose plusieurs outils :

1. Utilisez l'écran "Conversation" pour répondre directement aux clients et consultez l'historique des échanges. 
   
   
2. Avec l'onglet "Dossier", retrouvez les infos de la demande / du dossier : Le numéro attribué ; Son statut ; La catégorie attribuée (si configurée dans les paramètres de la gestion commerciale) ; La langue parlée par le client (modifiable en cliquant dessus).
   
   
3. Le "Commentaire Client" vous permet de laisser des indications pour vos collaborateurs. Exemple : "Attention, ce client a droit à une remise de 10%".
   
   
4. Le "Journal d'activité" garde une trace de chaque action, mentionnant qui a fait quoi et quand, permettant ainsi à chaque secrétaire de travailler en même temps sur les dossiers. 
   
   
5. L'onglet "Devis" permet d'ajouter une prestation (ou d'éditer une prestation pour les demandes sur mesure) afin de procéder à une vente mais aussi d'envoyer un devis ou un lien de paiement. (cliquer sur la photo pour voir l'écran en intégralité).
   
   
6. L’onglet “Paiement” à droite vous permet deux actions : 
   
   - Autoriser le paiement en ligne : par défaut, cette option est cochée. Si vous ne souhaitez pas autoriser le paiement en ligne pour votre client, il vous suffit de le décocher. (Cette action est proposée uniquement si un devis ou un lien de paiement a été envoyé au client.)
   
   - Ajouter un paiement manuel : pour enregistrer manuellement un paiement non traité dans le dossier. Lorsque vous cliquez sur "Ajouter un paiement manuel", une fenêtre s'ouvre, il vous suffit de remplir les champs pré-remplis mais modifiables, tels que le montant, la date, le nom, l'adresse, et autres informations du client.
   Note : À l'avenir, avec l'intégration des virements et des chèques-vacances, l'option de paiement manuel sera amenée à disparaître...)

"Cours de ski" : pour une demande de cours vendus en ligne, vous accédez au catalogue complet avec toutes vos offres disponibles, identiques à celles du guichet/4807.

"esf sur mesure" : pour une demande de cours sur mesure, vous accédez à un formulaire à compléter avec les informations de votre client et la prestation souhaitée.

• Remplissez les informations du client (date de naissance, activité, etc.)
• Validez pour ajouter la prestation (et ainsi transformer la demande en dossier pour les demandes "simples").
  

• Cliquez sur un dossier dans l'onglet "Nouveau Dossiers".
• Accédez à l'onglet "Devis",
• Cliquez sur "EDITER" pour ouvrir la fiche pré-remplie par le client.

• Vérifiez les informations : disponibilités, moniteur, horaires, et ajustez le prix si nécessaire.
• Validez une fois satisfait.

• Cet onglet regroupe tous les nouveaux dossiers, qui sont des demandes sur mesure reçues via le formulaire sur mesure.
  
•  À ce stade, il s'agit encore d'une simple demande sur mesure. Pour la transformer en prestation et la faire passer à l'onglet "Dossier En Cours", il vous suffit d'éditer la prestation.
  

• C'est dans cet onglet que les demandes de VEL et/ou de Contact auxquelles vous avez ajouté une prestation apparaîtront également.

• Si le client paie une partie seulement, le dossier sera renvoyé dans l’onglet “Acompte Versé”. 
• Si le client paie l'intégralité, le dossier sera envoyé dans “Paiement Soldé”

Pour les prestations vendues qui sont de la vente en ligne, il vous suffira de faire l'import dans le logiciel comme avec la vente en ligne classique. Le dossier passera ainsi automatiquement dans commande traitée.

Pour les prestations vendues qui ne sont pas de la vente en ligne, vous aurez simplement à saisir pour la première fois les informations dans votre 4807 et cochez “Saisi dans logiciel” en haut à droite. Le dossier de votre client sera alors redirigé dans l’onglet “Commande traitée”.

Pour les dossiers mixtes (prestations vendues et non vendues en ligne) : Importez les prestations vendues en ligne dans le logiciel. Pour les prestations non vendues ligne, saisissez les informations dans 4807 et cochez "Saisi dans logiciel" pour finaliser. Le dossier complet sera ainsi dirigé vers "Commande traitée"

• Les paramètres de la gestion commerciale