Admin msem / Gestion commerciale
Les paramètres de la gestion commerciale
Dans ce tutoriel, nous vous montrerons comment naviguer sur la page "Paramètres" de la gestion commerciale dans le back office Msem. Vous découvrirez comment personnaliser votre formulaire de contact, ajouter de nouveaux objets, modifier les contenus par défaut, créer des catégories et gérer vos catalogues. Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos demandes, ce guide est fait pour vous !
1 • Créer un nouvel objet de demande de contact
Pourquoi créer un nouvel objet de demande ?
En tant qu'esf, vous recevez de nombreuses demandes par e-mail via votre formulaire de contact, ce qui peut rendre leur traitement laborieux. Si votre formulaire n’offre qu'un seul objet de demande, comme "Demande d'informations", vous risquez de manquer d'efficacité.
En créant plusieurs objets de demande, vous pouvez filtrer les requêtes dès le départ. Cela permet de répartir le travail entre vos secrétaires en fonction de leurs spécialités, qu'il s'agisse de cours collectifs, de cours privés sur mesure, de demandes de groupe ou d'autres questions. Grâce à la gestion commerciale, chaque type de demande peut être redirigé vers la personne la plus adéquate, facilitant ainsi le suivi et le traitement.
En créant plusieurs objets de demande, vous pouvez filtrer les requêtes dès le départ. Cela permet de répartir le travail entre vos secrétaires en fonction de leurs spécialités, qu'il s'agisse de cours collectifs, de cours privés sur mesure, de demandes de groupe ou d'autres questions. Grâce à la gestion commerciale, chaque type de demande peut être redirigé vers la personne la plus adéquate, facilitant ainsi le suivi et le traitement.
Comment créer un nouvel objet de demande ?
- Connectez-vous à l'interface Msem,
- Accédez au menu "GESTION COMMERCIALE" puis cliquez sur "Paramètres".
Par défaut, il existe une seule adresse e-mail et un seul objet de demande "Demande d'informations".
Pour créer un nouvel objet :
- Rendez-vous dans la section "Contact" et cliquez sur "+ Ajouter".
- Remplissez les informations : libellé de l'objet (ex : "Demande de cours privés") et ajoutez une adresse e-mail de contact, qui peut être différente de la première si vous le souhaitez.
- N'oubliez pas de répéter cette opération pour la version anglaise si nécessaire.
- Pour supprimer un objet, cliquez sur le tiret présent devant chaque ligne.
- Enregistrer en bas de page.
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Quel est le résultat une fois configuré ?
- Désormais, lorsque vos clients accéderont au formulaire de contact de votre site web, ils pourront choisir parmi les différents objets que vous avez configurés.
- Si vous avez associé des objets de demande à différentes adresses e-mail, vous recevrez les demandes selon la répartition que vous avez définie.
Pour simplifier encore davantage la gestion de vos demandes, vous pouvez les traiter directement dans l'interface Msem. Pour en savoir plus, consultez le tutoriel intitulé "Une interface unique pour gérer vos demandes".
2 • Gérer le contenu des mails (par défaut)
Pourquoi gérer le contenu des mails (par défaut) ?
Dans cette section, vous trouverez les différents contenus qui apparaîtront par défaut dans vos e-mails. Vous avez la possibilité de les modifier selon vos besoins et d’ajouter les informations essentielles pour vos clients.
Les différents contenus et leur utilité :
- Contact - Accusé de réception : En réponse automatique aux demandes faites par vos clients.
- Signature : Pensez à bien compléter ici en mentionnant le nom de votre école afin de vous distinguer.
- Envoi de devis et Demande de paiement : Ces contenus vous sont utiles dans le cas où vous utilisez la gestion commerciale pour traiter vos demandes.
- Pied du mail : ATTENTION, ce contenu est le seul qui doit rester inchangé car c'est un texte avec des mentions légales.
Comment modifier le contenu des mails (par défaut) ?
- Connectez-vous à l'interface Msem,
- Accédez au menu "GESTION COMMERCIALE" puis cliquez sur "Paramètres".
- Descendez jusqu'à la section "Contenu des mails (par défaut)",
- Choisissez le texte à modifier et saisissez vos modifications.
- Pensez à mettre à jour les contenus par défaut en version anglaise également.
- Enfin, enregistrer toujours en bas de page.
Conseils : N’hésitez pas à envoyer des e-mails tests pour vérifier que tout fonctionne correctement. Si vous utilisez la gestion commerciale, vous pouvez simplement archiver la demande une fois le test réalisé.
3 • Catégorie des dossiers
Pourquoi utiliser la catégorie des dossiers ?
Les catégories permettent de mieux organiser et répartir les demandes au sein de votre école de ski. Elles facilitent le travail des équipes en attribuant automatiquement chaque demande à la bonne catégorie, que ce soit par service, type de demande ou localisation.
Chaque secrétaire peut ainsi personnaliser son interface pour ne voir que les dossiers qui la concernent en enregistrant des filtres par défaut. Les catégories peuvent être adaptées à vos besoins spécifiques : services spécialisés, langues, ou types de clients, pour une gestion plus fluide et une meilleure coordination.
Pour utiliser la catégorie des dossiers, il faut avoir centralisé vos demandes de contact, pour ce faire, consultez le tutoriel "Une interface unique pour gérer vos demandes".
Comment paramétrer la catégorie des dossiers ?
- Connectez-vous à l'interface Msem,
- Accédez au menu "GESTION COMMERCIALE" puis cliquez sur "Paramètres".
Configurer les catégories est simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
- Rendez-vous dans la section "Catégorie des dossiers",
- Cliquez sur "+ Ajouter" pour créer une nouvelle catégorie.
- Entrez un code (identifiant ...),
- Saisissez un libellé en français et en anglais pour nommer la catégorie.
- Répétez l’opération pour chaque nouvelle catégorie que vous souhaitez créer.
- Pour supprimer une catégorie, utilisez le tiret devant chaque ligne.
- Enfin, enregistrer en bas de la page.
Conseil : Ajoutez une catégorie "Je ne sais pas" pour les demandes où les clients ne savent pas exactement où ils résideront ou quel service choisir. Cela vous permet de regrouper ces demandes et d’y répondre efficacement en les réaffectant au bon service.
Quel est le résultat une fois configuré ?
Une fois vos catégories de dossiers configurées, sur votre site vos clients devront mentionner leur catégorie lorsqu'ils rempliront leur demande.
De vôtre côté, dans le back office Msem:
- Lorsque vous traiterez vos demandes, vous verrez les différentes catégories apparaître dans la dernière colonne de droite.
- Vous pouvez choisir les catégories à afficher en utilisant le critère de recherche "Catégorie". (Pour afficher la zone de recherche, il faut cliquer sur l'icône loupe, et pour la masquer, cliquez sur la croix "X").
- Une fois votre catégorie sélectionnée, vous pouvez enregistrer les filtres par défaut en cliquant sur l'icône disquette. Ainsi, vous ne verrez que la catégorie qui vous intéresse à chaque connexion.
Si lors du traitement d'une demande, vous réalisez que cette dernière est affectée à la mauvaise catégorie, vous pouvez facilement la réaffecter via l'encart "Dossier".
4 • Gestion des catalogues
Pourquoi utiliser la gestion des catalogues ?
Par défaut, lorsque vous traitez une demande dans la gestion commerciale et que vous ajoutez une prestation de Vente En Ligne via l’encart “Cours de ski”, tous les produits affichés sont au tarif public. Cependant, vous avez la possibilité de créer plusieurs catalogues pour offrir des tarifs spécifiques ou des produits non vendus en ligne.
Par exemple, une école qui ne propose pas de cours privés en ligne peut, grâce à la gestion des catalogues, répondre aux demandes en offrant ces produits via l’interface de gestion commerciale.
Il suffira de créer un catalogue dans 4807, puis d'ajouter le code dans la gestion commerciale pour utiliser ces nouveaux catalogues, qu'ils concernent des tarifs spéciaux ou des produits exclusifs.
Les ventes réalisés dans ce catalogue sont automatiquement remontées dans 4807.
Comment paramétrer la gestion des catalogues ?
Tout d'abord, assurez-vous d'avoir créé un catalogue dans 4807 au préalable.
Ensuite, suivez ces étapes :
Ensuite, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à votre interface Msem.
- Accédez au menu "GESTION COMMERCIALE", puis cliquez sur "Paramètres".
- Faites défiler la page jusqu'à la section "Gestion des catalogues 4807".
- Saisissez le code du catalogue 4807, qui correspond à un compte client intermédié, puis appuyez sur la touche Entrée pour valider.
- Enregistrer vos modifications en bas de page.
Où trouver ce code ?
Ce code est lié à un compte client intermédié défini dans 4807. Comme vous pouvez être amené à le faire pour les comptes des tour opérators ou pour la page partenaire.
Quel est le résultat une fois configuré ?
Une fois vos catalogues configurés, lorsque vous ajouterez une prestation dans l'encart "Cours de ski" de la Vente En Ligne, plusieurs options s'afficheront.
En plus du tarif public, vous aurez accès à un ou plusieurs catalogues personnalisés, comprenant soit des tarifs spéciaux, soit des produits exclusifs non disponibles en ligne, en fonction de vos configurations.
En plus du tarif public, vous aurez accès à un ou plusieurs catalogues personnalisés, comprenant soit des tarifs spéciaux, soit des produits exclusifs non disponibles en ligne, en fonction de vos configurations.
Cela vous offre une flexibilité précieuse pour personnaliser vos offres et répondre aux besoins variés de vos clients.
5. Et ensuite ?
Si vous souhaitez davantage utiliser la gestion commerciale pour faciliter le traitement de vos demandes, nous vous recommandons de consulter les tutoriels suivants :