admin msem / Gestion commerciale
Une interface unique pour gérer vos demandes
La gestion des demandes peut vite devenir un casse-tête quand elles proviennent de différentes sources. Grâce à la gestion commerciale dans votre interface Msem, vous pouvez centraliser toutes les demandes en un seul endroit. Ce tutoriel vous explique comment activer et utiliser cette fonctionnalité pour optimiser votre flux de travail et vous faire gagner en temps et en efficacité.
1 • Pourquoi centraliser vos demandes ?
- La gestion commerciale vous permet de regrouper et gérer vos demandes dans un seul et même espace, peu importe leur provenance : formulaire de contact ou formulaire de vente en ligne (VEL) en cas d'absence d'offre.
- Vous gardez le contrôle total sur ce que vous souhaitez centraliser ou non. Vous pouvez ainsi choisir de regrouper uniquement certains types de demandes pour simplifier la répartition des tâches entre secrétaires.
- En un coup d’œil, vous pouvez suivre l'évolution de chaque demande, savoir qui s’en occupe et à quel stade elle se trouve. Résultat : une meilleure coordination entre équipes et une gestion plus fluide.
2 • Activer la gestion des demandes
- Pour commencer, connectez-vous à votre interface Msem.
- Accédez au menu "GESTION COMMERCIALE" puis cliquez sur "Paramètres".
- Saisissez un ou plusieurs e-mails commerciaux pour recevoir les notifications de nouvelles demandes, et appuyez sur la touche Entrée pour valider.
- Cochez l'option "☑️ Gestion de dossiers active" (Les demandes de VEL en cas d'absence d'offre, seront alors automatiquement redirigés vers la gestion des demandes),
- Sauvegardez en bas de page.
À cette étape, seules les demandes de la VEL en cas d'absence d'offre sont automatiquement regroupées dans la gestion des demandes.
Exemple de formulaire VEL
3 • Centraliser les demandes du formulaire de contact
Si vous souhaitez également regrouper les demandes issues du formulaire de contact de votre site esf, suivez les instructions suivantes :
- Plus bas, sur la même page, allez dans la section "Contact".
- Cochez la case "☑️ Création de demande" pour rediriger ces demandes vers la gestion commerciale.
- Répétez l'opération pour la version anglaise si nécessaire,
- Puis enregistrer en bas de page.
À noter : Si vous ne cochez pas cette case, ces demandes continueront à arriver par e-mail. Vous pouvez choisir de recevoir certaines demandes par e-mail et d'autres dans la gestion commerciale en créant plusieurs objets et en cochant ou non la case.
Exemple de formulaire de contact
4 • Gérer et suivre les demandes
Maintenant que vous avez centralisé vos demandes VEL et/ou de contact :
- Vous recevrez un e-mail de notification à chaque nouvelle demande de client.
- Le client, quant à lui, recevra automatiquement un e-mail de confirmation indiquant que sa demande a bien été prise en compte.
Pour retrouver vos demandes :
Sur cet écran :
- Cliquez sur le lien "Accéder au dossier" dans l'e-mail de notification pour ouvrir directement la demande, ou rendez-vous dans l'onglet "Gestion des demandes" sur Msem.
- Consultez la liste de toutes les demandes centralisées avec les informations pré remplies par les clients. Les nouvelles demandes sont indiquées par une petite icône message avec une pastille rouge.
- Utilisez l'icône loupe 🔍 pour déplier la zone de recherche.
- Dans la zone de recherche, vous pouvez filtrer les demandes selon différents critères : numéro de dossier, prénom/nom, e-mail, dates de séjour, catégorie de demandes, ou encore leur origine (VEL, formulaire de contact, Carnet Rouge, etc.).
- Cliquez sur la flèche circulaire 🔄 pour réinitialiser les critères,
- Utilisez l'icône disquette 💾 pour enregistrer des critères de recherche par défaut. Cela permet à chaque secrétaire de personnaliser son affichage en fonction des demandes qu'il ou elle traite.
- Pour replier la zone de recherche, cliquez sur le croix "X".
- Enfin, cliquez sur une demande pour la traiter.
Astuce : Vous pouvez aussi cliquer sur un titre de colonne, par exemple "Date de demande" pour trier les résultats par ordre croissant ou décroissant.
5. Traiter une demande
Depuis cet espace, vous pouvez désormais traiter chaque demande sans vous perdre dans les e-mails en utilisant l'écran Conversation pour répondre instantanément aux questions de vos clients.
6. Et ensuite ?
🎉 Félicitations ! 🎉 Vous avez désormais centralisé toutes vos demandes dans la gestion commerciale. Profitez de cet espace unique pour traiter vos demandes plus rapidement et efficacement !
Mais que faire lorsque, suite à vos échanges, un client souhaite procéder à un achat ?
Rien de plus simple : il vous suffit d’ajouter une prestation.
Mais que faire lorsque, suite à vos échanges, un client souhaite procéder à un achat ?
Rien de plus simple : il vous suffit d’ajouter une prestation.
La demande sera alors automatiquement transformée en dossier et transférée dans l'onglet "Gestion des dossiers", prête à être suivie de A à Z en ligne.
Envie d'en savoir plus ? Dans le prochain tutoriel, nous explorerons comment transformer cette simple demande en dossier, puis en commande, afin de conclure vos ventes efficacement !