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Gérer et paramétrer vos cours sur mesure

Paramétrer vos cours privés dans la gestion commerciale vous permet de simplifier le traitement des réservations, d'automatiser certains processus et d’offrir une meilleure expérience à vos clients. Ce tutoriel vous guide étape par étape pour configurer vos cours sur mesure, afin qu’ils soient correctement pris en compte sur votre site esf mais aussi dans la gestion des dossiers.
1. Pourquoi paramétrer vos cours privés ?

1 • Pourquoi paramétrer vos cours privés ?

  • Grâce à la gestion commerciale, vous pouvez créer un formulaire clair et complet que vos clients rempliront directement en ligne. Cela permet de collecter toutes les informations nécessaires en une seule fois, sans avoir à échanger de multiples e-mails pour compléter des détails manquants. Vous gagnez du temps, évitez les oublis, et réduisez le risque de confusion.

  • Une fois vos cours privés paramétrés, toutes les demandes sont automatiquement centralisées dans la gestion commerciale, plutôt que dispersées dans vos e-mails. Cela permet une gestion simplifiée et un suivi efficace, avec un accès instantané aux informations par tous les membres de votre équipe. Chacun peut voir qui a pris en charge le dossier, à quel moment, et quelles actions ont été effectuées, améliorant ainsi la coordination et la répartition des tâches.

2 • Activer les cours privés sur mesure

  • Connectez-vous à votre interface Msem.
  1. Allez dans le menu "ECOLE", cliquez sur "Cours Privés", 
  2. Puis rendez-vous dans l'onglet "Paramètres".
  3. Commencez par "Mettre à jour les données 4807" afin de vous assurer d'avoir bien synchroniser toutes les modifications récentes effectuées dans Msem.
  4. "Activer les cours sur mesure" et "Enregistrer".
Une fois activé, le formulaire de demande de cours sur-mesure devient alors disponible au sein de la vente en ligne, et dans la réservation moniteur sur Carnet Rouge.
Remarque : Si vous ne proposez aucun cours privé en Vente En Ligne (VEL), la mise à jour des données 4807 ne récupérera aucun paramètre. Vous devrez donc les saisir manuellement.
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Dans l'onglet "Paramètres", vous pouvez également ajuster les options suivantes :

  • Jours avant prestation (J-) : fixe le nombre de jours avant la prestation après lequel elle ne sera plus disponible sur le formulaire.
  • Nombre de jours (max) : limite le nombre maximal de jours de cours.
  • Nombre de personnes (max) : détermine le nombre maximal d'élèves pour les cours sur-mesure. Ce paramètre impacte également la tarification en fonction du nombre d'élèves.

3 • Paramétrer les cours privés sur mesure sur Msem

Maintenant que vous avez activé les cours privés dans la gestion commerciale, il faut les paramétrer. Pour ce faire, il va falloir vous rendre dans chaque onglet pour compléter les informations suivantes : 

  • "Spécialités" : Ajoutez le code (cf 4807), ainsi que le nom en français et en anglais.
  • "Langues" : Indiquez les langues proposées pour les cours privés.
  • "Lieux de rendez-vous" : Saisissez le code (cf 4807) et placez les points sur la carte. 
  • "Durées" : Précisez les durées disponibles pour vos cours privés.
  • "Périodes" : Si vous avez des tarifs différents selon la saison, indiquez les périodes haute et basse saison.
  • "Tarifs" : Entrez les différents tarifs associés aux cours privés. 
  • "Nombres de jours" : Précisez s'il y a un nombre de jours minimum à réserver pour obtenir un cours privé.

Les outils à disposition

  1. Cliquez sur "Ajouter un(e) spécialité / langue / point de rendez-vous / durée / périodes / tarifs / Nombre De Jours" en bas de chaque onglet. Une fenêtre s'ouvre, vous permettant de saisir les informations nécessaires à leur configuration.
  2. Utilisez les flèches à gauche de l’écran pour ordonner les éléments.
  3. Cliquez sur l'icône calendrier avec une croix pour enregistrer des restrictions de dates. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur "Ajouter une restriction", complétez les champs nécessaires, puis enregistrez. (Le chiffre affiché indique le nombre de restrictions déjà enregistrées ; si aucune n'existe, aucun chiffre n'apparaît.) 
  4. Vous pouvez supprimer un élément créé manuellement en cliquant sur "X" à la fin de la ligne. 
  5. Si l'élément vient de votre 4807, il sera verrouillé par un cadenas et ne pourra pas être supprimé.
  6. N'oubliez pas d'enregistrer toutes vos modifications dans l'onglet "Paramètres".

4 • Configurer les blocs produits sur votre site esf

Maintenant, il va falloir vous rendre sur votre site esf afin de paramétrer les blocs produits concernés par les cours sur mesure. 

Comment paramétrer les blocs produits sur votre site esf : 
  1. Sélectionnez le bloc produit que vous souhaitez configurer.
  2. Cliquez sur le bouton "Réserver" du bloc produit, puis sur l'icône en forme de chariot apparaissant en haut à gauche du bloc pour "éditer le panier". 
  3. La fenêtre "Édition de lien" s'affichera alors. Au deuxième niveau de filtrage "Filtres" : sélectionnez la nouvelle option "Engagement (CP sur mesure)", puis validez. 
  4. Enregistrez vos modifications.

Grâce à la configuration précédente, les clients auront un accès direct au formulaire de gestion commerciale depuis le bouton de réservation. Ils pourront ainsi entrer les informations suivantes : la discipline, le nombre de participant, la langue souhaitée, la date, le nombre de jours et la durée du cours et pourront ajouter un commentaire en supplément (préférence pour un moniteur, etc). Cela créera ainsi un dossier dans la gestion commerciale.
Important : Une "Demande" devient un "Dossier" lorsqu'elle inclut une prestation.

Pour les demandes sur mesure, lorsque le client remplit le formulaire et précise la prestation souhaitée, cela crée donc automatiquement un dossier puisqu'il ne s'agit pas d'une simple demande d'informations. 
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Note : Vous pouvez également renommer le nom de votre panier "Réserver" en "Demande de dispo" ou "Demande de devis" pour plus de clarté.
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5 • Gérer et suivre les demandes de cours privés

Maintenant que vous avez paramétré vos cours sur mesure : 
  • Vous recevrez un e-mail de notification à chaque nouvelle création de dossier client.
  • Le client, quant à lui, recevra automatiquement un e-mail de confirmation indiquant que sa demande sur mesure a bien été prise en compte.
Pour retrouver vos dossiers, vous pouvez : 
  1. Cliquer sur le lien "Accéder au dossier" dans l'e-mail de notification pour ouvrir directement le dossier ou vous rendre dans le menu "GESTION COMMERCIALE" puis dans la rubrique "Gestion des dossiers".

    Sur cet écran :
  2. Vous retrouverez la liste de tous les dossiers avec les informations pré remplies par les clients dans le formulaire.
  3. Les nouveaux dossiers sont indiquées par une petite icône message avec une pastille rouge dans l'onglet "Nouveaux dossiers".
  4. Utilisez l'icône loupe 🔍 pour déplier la zone de recherche.
  1. Dans la zone de recherche, vous pouvez filtrer les dossiers selon différents critères : numéro de dossier, prénom/nom, e-mail, dates de séjour, catégorie de demandes, ou encore leur origine (VEL, formulaire de contact, Carnet Rouge, etc.).
  2. Cliquez sur la flèche circulaire 🔄 pour réinitialiser les critères, 
  3. Utilisez l'icône disquette 💾 pour enregistrer des critères de recherche par défaut. Cela permet à chaque secrétaire de personnaliser son affichage en fonction des demandes qu'il ou elle traite.
  4. Pour replier la zone de recherche, cliquez sur le croix "X".
  5. Enfin, cliquez sur un dossier pour le traiter. 
Astuce : Vous pouvez aussi cliquer sur un titre de colonne, par exemple "Date de demande" pour trier les résultats par ordre croissant ou décroissant.
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6. Conclusion

Depuis cet espace, gérez facilement vos dossiers (de demandes sur mesure) avec des outils innovants, conçus pour un traitement complet, de A à Z, directement en ligne ! Répondez instantanément aux questions de vos clients, validez ou proposez des prestations adaptées, et suivez l’évolution de chaque demande en temps réel grâce à des outils de suivi efficaces.

7. Et ensuite ?

🎉 Félicitations ! 🎉 Vous avez centralisé vos demandes sur mesure dans la gestion commerciale et créé un formulaire dédié pour simplifier votre travail ! Profitez maintenant de cet espace unique pour traiter vos demandes sur mesure plus rapidement et efficacement.

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